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2016.05.30
ITプロパートナーズ メンバーブログ
タスク管理術

ベンチャーというのは多忙を極めるものである。

なぜならベンチャーとは未完成なものの集合体であり、予期せぬことの連続だからだ。

仕事が終わることはない。なぜなら周りを見渡せば改善を要することばかりだからだ。

タスクが終わることはない。なぜならブログという突然のタスクが急に降ってくるからだ。

そんななかでタスクという大波にのまれるのを回避する(ブログを管理する部門の女性からタコ殴りに遭うのを回避する)

タスク管理術を本日はご紹介しようと思う。

~ブログステータス~

所要時間:5分

ターゲット:新卒1~2年目

難易度:☆☆☆☆

参考度:★★☆☆

ウザさ:★★★★

まず最初に言っておきたいことは世の中に流布するタスク管理術はごまんとあり、自身に合うものもあれば、合わないものも存在するということだ。

つまりここで言いたいことは、本ブログで公開する管理術は万人に適したものでは決してなく、合わなかったとしても、私に全くの非はないということだ。そう、非はないのである。

さて、早速本題のタスク管理術についてだが、人によって立場や状況は違えど、2つの心構えと1つの管理方法が全てなのではないかと私個人的には思っている。

 

 

心構え①タスクにするべからず

そもそもなぜタスクに溢れ、タスクの漏れが発生するのか、それはあなたがタスクをタスクにしてしまっているからである。

誰かから何かの依頼や連絡があったとき、それが2~3分で対応可能なものなのであれば、すぐに片付けてしまおう。即レス、即対応を心がけよう。そうすれば、それはタスクとして溜まることはなく、勿論溢れることも、漏れることもない。

また、タスクとして溜めることで、他のタスクとの優先順位付けであったり、タスクに取り掛かるタイミングを考える、という新たなタスクを生む。負の連鎖を生むのである。

心構え②嫌なことはさっさと取り掛かるべし

やむを得ず依頼事項がタスクとして溜まった場合、(勿論優先順位付けをしたうえでだが)嫌なこと、面倒なことからさっさと取り掛かろう。嫌なタスクを残すことはあなたのパフォーマンスを低下させる。嫌なタスクを残しておくと、あなたが楽なタスクに取り組んでいる時でさえ、気持ちをブルーにさせ、嫌なタスクが頭を過ぎり、集中力を散漫にさせる。

優先順位が同列なのであれば、嫌なものから取り掛かろう。土日に持ち越したタスクは土曜の朝に終わらそう。そうすることであなたは快適な休日を過ごすことが出来るだろう。

管理方法①タスクの「緊急度×関係人数の多寡」の4象限でタスクを管理すべし

あなたがタスクに溢れることがあった場合、まずは落ち着き、そのタスクの「緊急度×関係人数の多寡(もしくは関係者の質)」の4象限で整理してみてはどうだろう。まずは縦軸「緊急度」。当然だが、緊急度が高いものから取り掛かろう。明日までのタスクより今日までのタスク。

続いて横軸は「関係人数の多寡(もしくは関係者の質)」。関係者の多いタスクは、その関係者にまで影響を与えてしまう。出来る限り関係者の多いタスクから片付けよう。自分だけのことより周りの10人のこと。また時には関係者の人数ではなく、質も考慮する必要があるだろう。社内の10人より社外の2人。

両軸ともに非常に大切だが、後者の横軸を意識出来ない人は意外と多く、その多くは関係者の信頼を失っている。

以上、タスク管理術に関する私の見解はここまでである。

ちなみにこのブログの執筆というタスクは、先述の管理方法①の四象限でいうと左下の「緊急度低×関係人数少」であり、

このブログの購読は、更に左下の左下である。


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